Come organizzare una conferenza con poco budget: 3 consigli

Avete una conferenza da organizzare ma il vostro budget non è così consistente? Può succedere, ma non preoccupatevi, il vostro evento aziendale non ne risentirà. Questo genere di eventi non sono così costosi se pianificati con intelligenza.

Per questa ragione, basta solo munirsi di pazienza, forza di volontà e tanto impegno, e certamente riuscirete ad organizzare una conferenza con i fiocchi, senza necessariamente dover mettere costantemente mano al portafogli. Avete ancora dei dubbi? Allora leggete questa guida. Vi sveleremo 3 preziosi consigli per organizzare una conferenza con poco budget.

1. Scegliete la location

Esiste conferenza senza location? Probabilmente no. Scegliete la location che incontra il vostro gusto, e non esagerate con lo sfarzo. Ricordate: in giro ci sono bellissime sale per convegni e conferenze che non necessitano di prezzi onerosi, basta sapersi guardare intorno. Non dimenticate di scegliere una sala facilmente raggiungibile sia con i mezzi pubblici che con l’auto. Se non doveste trovare una location in centro città, non dimenticate di stampare presso una copisteria delle mini mappe, affinché ogni ospite possa trovare facilmente il posto designato. In caso contrario, potete anche affittare una mini navetta che possa accompagnare via via ogni ospite nel luogo dell’evento. Niente paura, il costo rimane sostenibile.

2. Richiedete un rinfresco

Molto spesso, durante le conferenze importanti, si affitta una sala dove allestire un semplice rinfresco che allieti gli invitati dopo il discorso. Abbiate cura di scegliere portate finger food, semplici da mangiare e molto comode durante il loro consumo. I buffet di questo tipo sono davvero economici e molto piacevoli: siamo certi che farete un figurone!

3. Promuovete l’evento

Ogni evento che si rispetti deve essere pubblicizzato su qualsiasi mezzo di comunicazione. Procuratevi un ufficio stampa che vi aiuti durante tutta la preparazione della conferenza. Ad esempio, se avete intenzione di allestire l’evento nell’hinterland milanese, cercate un’agenzia pr Milano che vi dia una mano a promuovere l’evento sia attraverso i social network che con cartelloni e volantini pubblicitari. Se invece preferite che la vostra conferenza venga destinata ad un gruppo ristretto di invitati, chiedete al vostro ufficio stampa di mandare lui stesso gli inviti e di preoccuparsi di eventuali disdette e prenotazioni.

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